Stundenplansoftware 2014 – Teil 1 (Untis)

Ob Konrektoren, Koordinatoren oder Stufenleiter – sie sind es, die morgens in der Schule als Erstes anzutreffen sind. Dabei geht es um die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäftes in der eigenen Bildungsstätte,also der Sicherung des täglichen Unterrichts.

Programme wie Untis, Turboplaner oder ascStundenpläne nehmen dem Vertretungsplaner in seinem täglichen Workflow viel Arbeit ab. Aber auch bei der Planung des Stundenplanes, zu Beginn des Schuljahres, sind diese Programme aus den Büros und Arbeitszimmern nicht mehr wegzudenken. Vorbei sind die Zeiten, wo Unterricht von Hand auf großen Magnettafeln gesteckt werden mussten.

Untis 2014

Die Stundenplansoftware Untis von GRUBER & PETTERS ist der Platzhirsch unter den Stundenplaner-Programmen. Von 10 befragten Kollegen arbeiten 8 mit Untis im täglichen Schulalltag im Sek1- und Sek2-Bereich.

Mit einem breiten Produktangebot möchte die Softwareschmiede, die seit den 1970ern aktiv ist, das breite Publikum der Bildungseinrichtungen erreichen: von der kleinen Grundschule bis hin zu den hochkomplexen Universitäten. Durch diverse Module, die sich zusätzlich erwerben lassen, kann man das Programm in seinem Funktionsumfang erweitern.

In meiner Schule nutzen wir Untis 2014, welches die wesentlichen Elemente der Planung und Vertretung abdeckt.

Stundenplanung

Bildschirmfoto 2014-04-12 um 10.02.21Nach Eingabe der Grunddaten (Unterrichtszeiten, Ferien, Klassen, Räume, Fächer und Lehrer) muss nur noch eine Zuordnung von Klasse-Fach-Lehrer erfolgen. Leider fehlt bei der Zuordnung immer eine Übersicht, wie viele Stunden ein Lehrer noch zur Verfügung hat. Zwar kann man dann wieder in die Stammdaten wechseln und nachsehen, aber komfortabel ist das wirklich nicht.

Das eigentliche Rechnen des Plans ist kaum spektakulär. Untis bietet eine große Auswahl an Einstellungsmöglichkeiten an, wie nun bestimmte Eigenschaften (wie Hohlstunden, Randstunden) gewichtet werden. Untis hilft dabei, ein gutes Mittelmaß zu finden.

Bildschirmfoto 2014-04-12 um 12.42.57Das Errechnen des Stundenplans wird als Optimierung bezeichnet, was verwirrend ist, da die eigentliche Optimierung des errechnenden Stundenplans im Nachgang erfolgt.

Bildschirmfoto 2014-04-12 um 12.49.44 Auch hier sind wieder viele Einstellmöglichkeiten vorhanden . Ich selbst beginne meinen Planerstellungszyklus mit einer schnellen Optimierung. Das dauert nur wenige Minuten und zeigt schon mal an, ob der Plan akzeptabel wird . Untis hilft bei der Bewertung mit einer Zahl, die je nach erzeugtem Stundenplan berechnet wird. Je niedriger, desto besser.

Hat beispielsweise eine Klasse mitten in der Woche kein Unterricht und demnach eine Klassen-Hohlstunde, so springt die Bewertungszahl gleich in die Vierstelligkeit – ein absolutes NO-GO!

Meine Stundenpläne liegen in der Regel zwischen 180 und 280, alles andere ist für die Klassen und Kollegen nicht tragbar.

Bildschirmfoto 2014-04-12 um 12.58.04Mit der Übernacht-Optimierung erreiche ich immer die besten Ergebnisse. Das kann je nach Computerausstattung bis zu 3 Stunden dauern. Das liegt daran, dass mein Rechner in der Schule (ein Intel i5) und mein iMac zu Hause (Intel i7) über mehrere Prozessoren verfügt und Untis diese Rechenpower gut ausnutzt.

Als letzten Schritt sollte man die Stundenplan-Diagnose aufrufen.

Bildschirmfoto 2014-04-12 um 13.23.28Sie gibt detailliert Auskunft über die Punktbewertung. Einträge, die zu einer hohen Punktezahl geführt haben, werden rot markiert. (In diesem Fall waren es die Lehrer-Hohlstunden, ein gewisser SG hat 7 Stunden in der Woche frei – da kommt Freude auf).

Die Ausgabe der Stundenpläne (Einzeln oder als Gesamtplan) im Ausdruck, lassen kaum Wünsche offen.

Untis bietet viele Import- und Exportschnittstellen. Das ist auch notwendig, da viele Kultusministerien auf Landesebene ihre eigene Vorstellungen davon haben, welche Daten dem Land zur Verfügung gestellt müssen. Hier in Niedersachsen ist es IZN-Stabil, welches auch bedient wird.

Der Support, der regional durch unterschiedliche Partner bedient wird, ist gegeben. Die Firma Heineking Media (die auch das DSB vertreiben) betreut uns in Niedersachsen hervorragend. Zwischen der ersten Hilfe-Mail und deren Antwort vergehen meistens nur Stunden. Auch das Support-Forum von Gruper-Petters ist immer eine gute Anlaufstelle zur Problemlösung. Updates gibt es regelmäßig – wer möchte, der kann auch tagesaktuelle Versionen downloaden. Wo hat man so was schon? Einfach Klasse.

Und was gibt es dann noch?

In der Untis 2014 Version ist zunächst nur die Stundenplanung enthalten. Aber das ist nur die halbe Miete in der Schule. Für das tägliche Schulgeschäft braucht man auch das Vertretungsplanungs-Modul. Egal ob es Lehrer oder Raumvertretungen sind, Veranstaltungen geplant werden müssen – das Modul kommt gut damit klar und ist alltagstauglich. Vertretungen lassen sich automatisch erzeugen oder manuell eintragen. Das gilt für Lehrer, aber auch für Raumvertretungen oder wenn Klassen auf einem Ausflug sind.Es ist ein definitives MUST-HAVE-Modul.  Vergessen möchte ich nicht, dass das Abrechnungsmodul, welches die Puls/Minus-Stundenrechnung der Lehrer erheblich erleichtert, ebenfalls vorhanden ist.

Das Modul Kursplanung nutzen wir nicht, da es in der in der gymnasialen Oberstufe benötigt wird.

Der Infostundenplan, damit werden Stunden- und Vertretungspläne als HTML-Datei ausgegeben, ist notwendig, wenn man ein Digitales Schwarzes Brett (DSB) betreibt, wie wir.

Schön: Verändert man den Stundenplan, so lässt er sich per Mail auf Knopfdruck versenden. Richtig gut wäre ein PDF-Versand der Pläne, da sie nur als HTML-Datei versendet werden. NICE TO HAVE

Das Modul Periodenstundenplan ist ein gutes Hilfsmittel, um das Schuljahr in unabhängige Abschnitte zu unterteilen. In diesen Perioden werden der Stundenplan und die Stammdaten eigenständig geführt.

Braucht man sowas? Wir schon.  Wenn Klassen ins Praktikum gehen, werden Lehrer freigesetzt und haben damit zusätzliche Freistunden. Mit diesem Modul kann ich neuen Unterstundenplan erzeugen, welche die Freisetzungen minimiert. Das trifft auch zu, wenn Kollegen längerfristig ausfallen und ein neuer Ersatzplan erstellt werden muss.  NICE TO HAVE

Das Modul Pausenaufsichten regelt die wahlweise automatische Planung der Pausenaufsichten, die dann in dem Ausdruck des Lehrerstundenplans mit integriert werden. Hat man das Vertretungsplan-Modul und es kommt zum Ausfall eines Lehrers, so wird in der Vertretungsplanung auch die Pausenvertretung mitgeplant.

Mit dem Modul Unterrichtsplanung werde ich nicht warm. Es soll den Lehrereinsatz mit einer Bilanzierung der SOLL/IST-Stunden begleiten – funktioniert aber nicht richtig, da Stunden, die gekoppelt werden als ein ⅓ oder ½ Stundeneinsatz gezählt werden. Vielleicht bin ich aber noch nicht ganz durch die vielen Optionen durchgestiegen. Hier sehe ich aber auch das große Manko – man verliert sich schnell in den Einstellmöglichkeiten  – mir fehlt die Einfachheit und Anwender-Freundlichkeit, um schnell und ohne Handbuch zum Ziel zu kommen. Einfachheit und Komplexität können durchaus zusammen existieren.

In sehr großen Schulen arbeiten einzelne Abteilungen manchmal dezentral am Stundenplan. Untis bietet die Möglichkeit, den Gesamtstundenplan der Schule in einzelne Abteilungen aufzuteilen. Hier hilft die Abteilungsplanung.

14- tätige Lehrveranstaltungen können mit dem Mehrwochenstundenplan abgedeckt werden. (A und B Wochen).

Im Kalendermodul kann mit echten Jahresstunden gearbeitet werden(als Gegensatz zu den Wochenarbeitsstunden, die in Niedersachsen als Grundlage der Rechnungen und der Verträge gilt).

Alles Gut mit Untis?

Untis verlangt eine gewisse Einarbeitszeit und ist nicht sofort intuitiv zu bedienen. Das liegt unter anderem an den sprachlichen Gegebenheiten . Man merkt, dass regionale und landesweite sprachliche Unterschiede vorhanden sind. Kommt man damit klar und lässt man sich darauf ein, so hat man ein mächtiges Tool in der Hand, was auch komplexe Systeme sehr gut trägt.

Nutzt man Untis, so braucht man einen großen Monitor. Unter einem 16:9 Bildschirm sollte man nicht anfangen, um alle Infos im Blick zu haben. Das Fenstermanagment (Stundenplan – Lehrer-Klassen-Räume, Einsatzplanung) ist gerade auf kleineren Monitoren sehr unübersichtlich – wieder und wieder schiebt man ein Fenster zur Seite, verkleinert oder vergrößert es, um auf Informationen eines anderen Fensters zurückzugreifen. Das muss einfach anders gehen. Arbeitet man mit unterschiedlichen Monitorauflösungen (in der Schule mit einem 23” Monitor und zu Hause mit einem 27” iMac) dann wird Untis in den ersten Minuten zum Schiebepuzzle. Ein Button zum Abspeichern der Fensterpositionen wäre Klasse.

Untis kostet viel Geld. Selbstverständlich möchte ich (bzw. meine Schule) eine Firma gerecht bezahlen, wenn sie gute Arbeit geleistet hat. Jedes Jahr im Mai erscheint eine neue Version. Untis 2015 steht schon in den Startlöchern, die Termine für das Anwendertreffen (was eigentlich eine Verkaufsshow ist) sind schon draußen. Die erste Bezahlung und die Abo-Kosten, die jedes Jahr fällig werden, um eine neue Version zu bekommen, richten sich nach der Schüleranzahl. Um eine Hausnummer zu nennen, das sind knapp 5 % unseres Schulbudget für das Abo.

Die Firma GRUBER & PETTERS  sollte im Vorfeld die Neuerungen jeder Version bekanntgeben, die Website ist doch ein gutes Mittel zur Kommunikation. Damit können wir in der Schulleitung vorab entscheiden, ob es notwendig ist, das Abo zu verlängern oder nicht.

Oder das Land Niedersachsen hilft uns Planern einfach mal weiter. Warum kann das Land nicht die Grundsoftware als Landeslizenz erwerben und an die Schulen verteilen, wie es im Bundesland Brandenburg läuft? Liebe Kultusministerin Heiligenstadt, lassen Sie sich doch mal überzeugen (ich komme gern mal zu einem Kaffee vorbei).

Ach ja, bevor ich es vergesse: Nein, ich bin kein Apple-Fanboy, sondern arbeite gern mit zuverlässigen Geräten. Untis selber gibt es nur für Windows-Rechner. Das ist aber nicht dramatisch, da ich Parallels Desktop installiert habe, wo UNTIS sich quietsch lebendig fühlt. Das Programm erzeugt eine virtuelle Maschine, auf der Windows 7 läuft. Probleme hatte ich beim Versuch, Untis unter Crossover von Codeweavers zum Laufen zu bringen. Seit der Version 2014 geht da nichts mehr.  (Mit Crossover, der kommerziellen Wine-Variante,  ist es möglich, viele Programme, die für die Microsoft-Windows-Betriebssysteme kompiliert wurden, auch unter Unix mit dem X Window System laufen zu lassen.)

Trotz meiner Anmerkungen arbeite ich gern mit dieser Software – hoffe aber, dass sich das Programm in Richtung Nutzerfreundlichkeit und Preisgestaltung weiter entwickelt.